Bedienungsanleitung

Erste Schritte

1. Dashboard öffnen und offene Termine kontrollieren.
2. Über „＋ Neu“ Kunden, Auftrag, Rechnung, Beleg oder Fahrt anlegen.
3. Die linke Seitenleiste lässt sich einklappen; häufig genutzte Punkte können mit dem Stern als Favorit markiert werden.
4. Mit Strg+K beziehungsweise Cmd+K öffnest du die globale Suche.

Kunden anlegen

1. Kunden → Kunden öffnen.
2. „Neuer Kunde“ wählen und mindestens Name eintragen.
3. Adresse, Telefon und technische Daten ergänzen.
4. In der Kundenakte erscheinen später Aufträge, Rechnungen, Geräte und Notizen gemeinsam.

Auftrag anlegen

1. Einsätze → Aufträge öffnen.
2. Kunde, Termin, Quelle und Beschreibung auswählen.
3. Bei HELFERLINE die externe Auftragsnummer und den Tarif kontrollieren.
4. Nach dem Einsatz Endzeit und Status ergänzen.

Auftrag aus Screenshot

1. „＋ Neu“ → „Auftrag aus Screenshot“ öffnen.
2. HELFERLINE-Screenshot hochladen.
3. Auftragsnummer, Termin, Name, Adresse und Beschreibung kontrollieren.
4. Findet die App einen ähnlichen Kunden, wählst du ihn aus.
5. Ist der Kunde neu, bleiben die erkannten Kundendaten sichtbar und werden gemeinsam mit dem Auftrag angelegt.
6. Erst mit „Kunde und Auftrag anlegen“ wird gespeichert.

Die Texterkennung kann sich bei unscharfen oder abgeschnittenen Bildern irren. Deshalb immer die Vorschau kontrollieren.

Timer

Der Timer ist für direkte Zeitaufträge gedacht. Beim Start wird die tatsächliche Dauer erfasst und auf 15 Minuten aufgerundet. Für HELFERLINE-Aufträge wird die Zeit normalerweise über Beginn und Ende berechnet.

Rechnungen

1. Auftrag zuerst vollständig erfassen.
2. Finanzen → Rechnungen öffnen.
3. Auftrag auswählen, Rechnung kontrollieren und erstellen.
4. Nach Zahlung als bezahlt markieren und Zahlungsart eintragen.

Berichte und Diagramme

1. Finanzen → Berichte öffnen.
2. Zeitraum auswählen: Monat, Quartal, Jahr oder eigener Zeitraum.
3. Zwischen Umsatz, Gewinn & Ergebnis, Ausgaben und HELFERLINE wechseln.
4. Mit „CSV exportieren“ die Daten weiterverarbeiten.
5. Mit „Drucken / PDF“ den aktuellen Bericht als PDF sichern.

„Gewinn & Ergebnis“ ist eine vereinfachte Geldflussauswertung und keine verbindliche Steuerberechnung.

Belege

PDF oder Foto hochladen, erkannte Werte prüfen und erst danach als Betriebsausgabe übernehmen. Das Original bleibt beim Datensatz gespeichert.

EDV-Notfallakte

Benutzernamen und Passwörter nur mit Zustimmung des Kunden speichern. Der Tresor bleibt verschlüsselt und soll ausschließlich im geschützten Heimnetz verwendet werden.

Datensicherung

1. Einstellungen → Datensicherung öffnen.
2. Manuelle Sicherung regelmäßig testen.
3. Kontrollieren, ob die Sicherung auf Mac und Webserver erfolgreich war.
4. Vor großen Updates zusätzlich eine aktuelle Sicherung anlegen.